Theo nguyên tắc này, các cơ quan công quyền có một nghĩa vụ công bố thông tin và mọi công dân trong xã hội có quyền tương ứng với nghĩa vụ đó là nhận thông tin. Việc thực hiện quyền này không cần đòi hỏi các cá nhân phải chứng minh một mối quan tâm hay lợi ích cụ thể về thông tin. Khi một cơ quan công quyền muốn từ chối việc tiếp cận thông tin thì cần phải có trách nhiệm đưa ra lý do thỏa đáng cho việc từ chối trong từng giai đọan xử lý. Điều này sẽ dẫn đến việc phải nghiên cứu để xác định rõ những vấn đề thường hay gây tranh cãi khi áp dụng pháp luật sau này. Đó là phải làm rõ những khái niệm “thông tin có thể tiếp cận” và “cơ quan công quyền”.

Kinh nghiệm thực tế của nhiều nước cho thấy không nên giới hạn khái niệm thông tin được cung cấp quá hẹp mà cần xác định ở phạm vi theo hướng công khai tối đa. Ngay cả những thông tin được coi là hạn chế, miễn công bố thì cũng cần qui định rõ phần nào hay mức độ nào thì đối tượng nào được tiếp cận. Qua nghiên cứu định nghĩa trong pháp luật của nhiều nước cho thấy, khái niệm thông tin được qui định khá rộng bao gồm cả tất cả những bản ghi, vật mang tin do một cơ quan công quyền hay một cơ quan công nắm giữ dưới bất kỳ hình thức nào, từ tài liệu ghi trên giấy, đến băng ghi âm, ghi hình và các thiết bị lưu giữ khác như thư điện tử, tệp dữ liệu,v.v... Nguồn tài liệu thông tin có thể là tài liệu, thông tin do chính cơ quan đó tạo ra hoặc được cơ quan khác tạo ra đang được cơ quan đó nắm giữ. Pháp luật một số nước còn điều chỉnh cả các bản ghi và vật mang tin ở dạng lưu trữ chưa tiêu hủy. Thậm chí có nước còn qui định rằng việc cản trở tiếp cận thông tin hoặc hủy hoại tài liệu, bản ghi, vật mang tin là một tội danh trong pháp luật hình sự.

Do đó, khi xây dựng Luật Tiếp cận thông tin cũng cần phải tính tới các qui định về chuẩn tối thiểu cho việc bảo quan lưu giữ thông tin của các cơ quan công quyền. Trách nhiệm đặt ra cho cơ quan phải dành đủ nguồn lực và sự quan tâm thích đáng để đảm bảo rằng việc lưu giữ bản ghi, tài liệu hay vật mang tin phù hợp. Thêm nữa để ngăn ngừa những hành vi lợi dụng chức vụ của người có trách nhiệm khi kiểm tra xem xét hồ sơ hoặc tài liệu, pháp luật về quyền tiếp cận thông tin cũng cần qui định trách nhiệm của những người này nếu họ tự ý sửa đổi tài liệu, bản ghi thông tin. Mặt khác pháp luật về quyền tiếp cận thông tin cũng cần qui định nghĩa vụ cung cấp thông tin của cơ quan công hay cơ quan công quyền không chỉ đơn thuần là cung cấp những nội dung thông tin được lưu giữ trong các bản ghi hay hồ sơ lưu trữ mà có thể là cung cấp chính các tài liệu, bản ghi hay vật mang tin (bản gốc) trong trường hợp cần thiết.

Còn khái niệm “cơ quan công quyền” cũng cần phải làm rõ trong Luật Tiếp cận thông tin. Khi đưa ra định nghĩa về cơ quan nắm giữ thông tin, cần nhấn mạnh vào loại hình dịch vụ hơn là các chức năng công quyền chính thức. Đó là cơ quan, tổ chức hay đơn vị, chi nhánh phụ thuộc của các cơ quan ở tất cả các cấp chính quyền kể cả chính quyền địa phương, các cơ quan dân cử, các cơ quan chức năng công quyền, các ngành công nghiệp (công ty hay doanh nghiệp đã được quốc hữu hóa) và cả các doanh nghiệp công, các cơ quan không phải là cơ quan nhà nước nhưng thực hiện chức năng cung cấp dịch vụ công hay các tổ chức tương tự như các tổ chức phi chính phủ, các cơ quan tư pháp, các cơ quan tư nhân thực hiện chức năng công (chẳng hạn như bảo dưỡng duy tu đường bộ, dịch vụ chuyên chở khách của ngành đường sắt). Các tổ chức liên chính phủ cũng cần phải được coi là đối tượng điều chỉnh của chế độ tự do thông tin dựa trên những nguyên tắc của pháp luật quốc tế và qui định của pháp luật quốc gia.

Các cơ quan công hay công quyền cần phải thực hiện, hay nói cách khác là có nghĩa vụ đăng tải những thông tin chủ yếu liên quan tới chức năng và hoạt động của cơ quan mình. Sẽ là chưa đủ nếu Luật Tiếp cận thông tin chỉ đơn thuần yêu cầu các cơ quan công quyền chấp nhận yêu cầu cung cấp thông tin. Việc tiếp cận có hiệu quả của nhiều người tùy thuộc vào việc các cơ quan này có tích cực đăng tải và phổ biến các loại thông tin chủ yếu ngay cả khi không có yêu cầu hay không. Phạm vi của nghĩa vụ này tùy thuộc vào nguồn lực, nhưng lượng thông tin được đăng tải cần được tăng dần theo thời gian, đặc biệt khi mà công nghệ thông tin phát triển tạo thuận tiện hơn và rẻ hơn cho công tác đăng tải và phổ biến thông tin.

Các cơ quan công hay công quyền còn phải đăng tải và phổ biến rộng rãi những tài liệu liên quan nhiều tới lợi ích chung của công chúng, và chỉ bị giới hạn hợp lý trên cơ sở khả năng và nguồn lực. Những thông tin nào cần đăng tải sẽ tùy thuộc vào sự quan tâm của công chúng. Luật cần đề ra một nghĩa vụ chung phải đăng tải và những loại thông tin chính cần phải đăng tải.